El sistema puede consolidar información contable de distintas empresas de un grupo, aún cuando estas tengan distinto plan de cuentas.

Permite registrar datos relativos a la contabilidad tradicional, contabilidad de costos, contabilidad ajustada por inflación, contabilidad en moneda extranjera, contabilidad presupuestaria, contabilidad según normas internacionales (IFRS / US GAAP) y cualquier otro tipo de información que pueda resolverse con la técnica contable, ya que las columnas las habilita el usuario, de acuerdo a sus necesidades.

Agrupación de hasta 10 niveles en la definición del plan de cuentas. Contiene niveles de seguridad que permite definir por perfil del usuario las cuentas contables a las que podrá acceder, consultar o modificar. Se cuenta con “logs” de auditoría.

Se pueden realizar cierres, para evitar que se sigan registrando operaciones en un período. Estos cierres de ejercicios parciales son por jerarquía. Esto quiere decir que si no están cerrados previamente Cuentas a cobrar o Cuentas a pagar, no se podrá cerrar el ejercicio en cuestión. Los cierres son al solo efecto de control, no implican generar un proceso. Permite definir Períodos de cierre distintos a los del calendario.

Cuenta con la funcionalidades de ajuste por inflación y traslación a moneda extranjera, diferencia de cambio en cuentas de moneda extranjera, prorrateo de costos automatizados, definición de asientos modelos, diferimiento automático de imputaciones, entre otras.

Otra característica es que partiendo del dato de un reporte se puede llegar hasta la transacción original que generó ese dato. Por ejemplo desde la consulta de un balance se puede hacer “drill down” hasta el mayor de la cuenta que se estaba consultando, y desde allí hasta el registro original.

En este módulo se dan de alta los Proveedores a los cuales se les puede ingresar sus sucursales y llevar la cuenta corriente abierta por cada una de ellas y también permite agrupar los proveedores por Grupos Empresarios o Holdings. Por cada proveedor se pueden registrar las condiciones comerciales pactadas.

Un proveedor puede ser también cliente a la vez y compensar las cuentas mediante un método de transferencia de comprobantes entre cuentas, de manera de poder compensar las transacciones y al mismo tiempo seguir viendo la generación de registros originales. 

Si no se cuenta con el módulo de Gestión de Compras, se podrán copiar de un comprobante previo o ingresar directamente los comprobantes de los proveedores y trabajar con aprobación previa o no del comprobante. Al asiento automático que se generará, se puede relacionar a centros de costos, proyectos u otras dimensiones que se definan.  Se puede adjuntar documentos y direcciones web relacionados a los comprobantes y a los proveedores.

Pueden gestionarse todos los pagos a proveedores y a no proveedores (Impuestos, fondos fijos, entre otros). Géminis calcula automáticamente las retenciones y emite los certificados con las órdenes de pago.

Pueden configurarse distintos circuitos de pagos de lotes, con intervención de distintos sectores o pagar directamente los comprobantes de un solo proveedor. También permite registrar renegociaciones de deuda, como así también estadíos en la gestión de las mora.

Se pueden emitir las órdenes de pago utilizando distintos medios de pago, incluyendo cheques de terceros y la automatización de transferencias electrónicas con una variedad de bancos e Interbanking, entre otros.

Pueden generarse facturas, notas de débito, notas de crédito y cualquier otro tipo de comprobante por configuración. También pueden ser tomadas por interfaces desde otros sistemas, ya que la administración de las cobranzas y de las cuentas corrientes se efectúa íntegramente en el sistema.

Contempla la generación de Factura electrónica tanto en modalidad RECE y RCEL como la opción automática de Web Services. Esta operatoria se puede complementar con el sistema Gestión Online de Facturas (GO-FA) que permite la puesta a disposición en un portal web donde los clientes pueden gestionar sus comprobantes.

Permite determinar que usuarios pueden emitir Notas de Crédito y también quienes pueden generar Anticipos.

En caso de estar registrando comprobantes con distintas monedas, el sistema genera automáticamente la diferencia de cambio. La misma se genera cuando se relacionan dos comprobantes y también da la posibilidad de re expresión de saldos a un momento dado.

Con el mismo criterio que el resto del sistema, y teniendo en cuenta que existe una única base de terceros relacionados con la empresa, se desarrolló una única base de cuentas corrientes, sean esta deudoras o acreedoras y dentro de ellas de distintos tipos totalmente configurables.

Es decir que la cuenta corriente de un proveedor está en la misma base que la de un deudor y si alguien tuviera ambas relaciones con la empresa se puede manejar la cuenta corriente por separado, por sectores independientes y en determinado momento se puede ver en forma conjunta.

Como el sistema permite ingresar la entidad en una sola oportunidad, se puede opcionalmente trabajar con el concepto de sub cuentas. El mismo es utilizado para mantener varias cuentas corrientes (por ejemplo por sucursales) cuando corresponden a una misma entidad.

La estructura de la cuenta corriente mantiene registros por vencimiento, teniendo registrada cualquier modalidad de condiciones de pago y cobranza, en cuanto a cantidad de vencimientos, frecuencia y distribución del importe de la transacción en cada vencimiento.

El sistema permite el ingreso y la aplicación de las cobranzas dentro del módulo de cuentas a cobrar, o bien puede registrarse el ingreso por otro sector (tesorería por ej.) y mediante el módulo de cuentas a cobrar efectuar la aplicación específica de la cobranza. Al registrar la cobranza, el sistema propone las Retenciones Impositivas que deben hacer los clientes y permitir así controlar que las mismas sean correctas.

En el caso de clientes morosos, permite registrar renegociaciones de deuda y también la situación del reclamo según los pasos que determine la empresa.

Este componente del Sistema Central de Gestión Administrativa administra el manejo de las entidades que registran en el sistema los distintos valores y sus diversos medios de pago. Este manejo puede ser tanto en las distintas monedas definidas previamente en el sistema como también sus medios de pago correspondiente. Aquí también se realiza la administración interna de valores ingresados al sistema como los movimientos de caja, canje de efectivo por cheques, depósito de valor en garantía, etc.

Caja Diaria Permite ingresar los movimientos de la caja por día. El ingreso de estos movimientos será realizado por los usuarios habilitados para tal fin. Esta habilitación es definida en la configuración de tablas de usuarios de Tesorería.
Fondos Fijos Permite la administración de fondos fijos, en dos modalidades según la operatoria de la empresa.

Administración de Valores en Cartera Se pueden efectuar movimientos de valores y registrar automáticamente su estado: Cartera, Depositado, Custodia, Rechazado (en caso de rechazar un cheque permite generar automáticamente una nota de débito en la cuenta corriente del cliente), Otros.

Este módulo cubre la gestión total de las compras, desde el origen de la órden de compra, hasta la recepción del bien o servicio. Comprende los circuitos de:

• Ordenes de compra
• Recepciones

Trabaja sobre el módulo de entidades, donde se encuentran todos los datos del proveedor o potencial proveedor. Por configuración del sistema se define quien da de alta proveedores, si el sector de compras, el de cuentas a pagar, otros sectores, todos o algunos.

Trabaja también sobre el módulo de ítems, ya que todo elemento pasible de ser comprado, ya sea bien físico o servicio, debe estar dado de alta.

Interactúa con el módulo de contabilidad y contabilidad presupuestaria, ya que desde que nace la Orden de Compra, esta se imputa validándose contra el plan de cuentas y esa imputación es la que finalmente tomará la factura de compra al momento de contabilizarse. También mediante esa imputación se afectan las partidas con cada item de la Orden de Compra, esta afectación preventiva es opcional, cuando se instala el sistema se configura si afecta presupuestariamente o no.

Se pueden obtener todo tipo de consultas y estadísticas, por item, por proveedor, por sector requirente, estado de la órden de compra, etc..

Tiene la opción de implementar un circuito de compras consumadas, para controlar si las hubiera, todas aquellas compras que no fueron cursadas por el sector de compras, es decir por el circuito normal.

• Circuitos de compra

El sistema admite varios caminos para generar una Orden de Compra, resultado final de todo proceso de compras. De acuerdo al control que se desee hacer y la modalidad con que el departamento de compras trabaje en cada empresa en particular se describe el siguiente circuito.

(a) Circuito de órdenes de compra sin requerimiento

Cabe resaltar, que la adopción de este circuito podrá convivir con otros circuitos a desarrolar a futuro, todos ellos en una misma empresa. Esta decisión deberá estar acompañada por las políticas de normas y procedimientos.

• Proveedores

El sistema no se maneja con archivos de clientes y proveedores separados. Tiene una única tabla donde se registran todos los terceros relacionados con la empresa, sean clientes, proveedores, transportistas, etc.; identificando mediante un atributo si es cliente, proveedor, etc., pudiendo tener más de una condición simultaneamente. Es decir, una misma entidad puede ser cliente y proveedor. Los sectores de cuentas a cobrar y cuentas a pagar pueden ver exclusivamente sus cuentas, pero también puede configurarse para que se vea una cuenta consolidada, e inclusive hacer transferencia entre cuentas.

• Clasificación de entidades

Adicionalmente a la clasificación de una entidad por su tipo (proveedor o cliente) se pueden registrar sub-clasificaciones que permitirán información de gestión.

Cualquier ítem susceptible de ser comprado, vendido, o transformado esta codificado en el sistema sobre una estructura que permite tener desde ítems físicos, tales como artículos de stock, de consumo, bienes de uso hasta bienes intangibles, como licencias, derechos, etc. y todo tipo de servicios.

El código de ítem de stock es configurable hasta 30 dígitos divididos en hasta 10 grupos.

En el caso de bienes almacenables el sistema permite utilizar hasta 99 depósitos con registro de ubicación física por depósito, permitiendo el movimiento entre depósitos, y la configuración de comprobantes específicos para la registración de estos movimientos.

El diseño de la base permite tener una importante cantidad de información para cada producto además de su descripción, tales como marca, código comercial, código según proveedor, medidas, unidades de medida de compra, stock y venta, factores de conversión, colores, distintos precios de venta, costos de reposición, última compra, promedio ponderado, stocks máximo, mínimo, punto de pedido, lote óptimo de compra, cantidad mínima de compra, atributos de reposición manual o automática. Se puede trabajar sobre la misma base con distinta información a cargar por el usuario según el tipo de producto, ya sea químico, electrónico, o de las características más diversas. Adicionalmente está diseñado para almacenar las fotos de los artículos.

Además del stock real el sistema lleva el registro del pendiente de recepción y el pendiente de entrega, ya que como se detalla en el módulo de compras el sistema registra desde el requerimiento del usuario, la orden de compra, la recepción y el consumo. Los distintos tipos de transacciones son configuradas por el usuario mediante tablas de comprobantes y de conceptos.

La estructura mencionada permite (además de las transacciones típicas de ingreso, egreso y transferencia) obtener todo tipo de estadísticas por tipo, rubro, subrubro, proveedor, sector requirente, etc., y es base del resto de los módulos, ya que toda transacción de requerimiento, compra, consumo o venta está referida a un ítem.

El sistema de gestión comercial puede ser configurado para distintos tipos de empresas industriales y comerciales mayoristas. Contamos además con módulos de gestión comercial específica para distintos mercados verticales. El sistema abarca desde el ingreso de un pedido hasta el despacho y facturación, en este punto se integra con el módulo de facturación y cuentas a cobrar, por lo cual la administración de las cobranzas y las cuentas corrientes se hacen en este último.

Con el ingreso de los pedidos se validan los límites de crédito de cada cliente, teniendo en cuenta la deuda en cuenta corriente, la deuda documentada, deuda con cheques diferidos, y pedidos pendientes entre otros conceptos, todos ellos parametrizables de acuerdo a la operatoria de la compañía.
También se integra con el módulo de items, por lo cual se cuenta con todos los atributos del producto, las existencias disponibles por depósitos, clasificándolas por partidas o subtipos de stock de venta y facilitando de este modo la selección en el momento del despacho.

El sistema administra varias listas de precios y se pueden parametrizar distintas formas de asignación y control de precios.

Cuenta con un módulo de despachos, donde sólo estarán disponibles aquellos pedidos previamente validados por el sistema y la persona encargada de efectuar los mismos, puede seleccionar de la tabla de existencias las partidas disponibles y ordenar su carga, para lo cual se emite una hoja de carga ordenada por ubicación física dentro del depósito.

Una vez confirmada la carga a ser despachada, el sistema indica el peso en kilos del despacho, permite asignar el medio de transporte a utilizar, emite el remito correspondiente con los datos del transporte y transportista y actualiza las existencias. También por parámetros se puede implementar la emisión de facturas en forma automática en el mismo momento que la emisión del remito.

Permite la administración de tablas adicionales de:

• Transportistas, con identificación de los choferes, patentes, etc.
• Bonificaciones, vigencia, si las mismas se calculan en base a un porcentaje o es un monto fijo, etc.
• Descuentos especiales, por cliente o por producto, por tiempo determinado o por única vez.
• Comisiones, porcentajes sobre los que se liquidarán las mismas a vendedores y/o cobradores, asignando a todos, a un grupo, o a un vendedor / cobrador en particular.

Se preve la emisión de reportes estándar de pedidos, despachos, facturación, cobranzas, cuentas corrientes, etc..

El sistema de facturación recurrente, también denominado administración de abonos, permite a empresas con abonados/asociados, u otro tipo de clientes de facturación periódica, administrar la gestión total de su actividad, que se inicia con la contratación del abono, pasando por la facturación y finalizando con la cobranza.

Nuestros sistemas son integrales, ello permite al módulo de abonados, además de lograr una administración de los maestros de abonos y clientes, que en forma conjunta con la generación de la factura se mantenga actualizada en forma automática la cuenta corriente del cliente y la contabilidad de la empresa.

Los submódulos principales de este sistema son:

• Clientes / Abonados

Brinda la posibilidad de incorporar una gran cantidad de datos de cada uno de los clientes. Es posible indicar por ejemplo, distintos domicilios, contactos en el cliente, clasificaciones parametrizables internas que se le asigna a los clientes, etc.. También cuenta con la facilidad de trabajar con subcuentas que permiten emitir las facturas con distintos domicilios a una misma entidad fiscal.

• Administración de abonos

La carga del abono original permite en una misma pantalla relacionar una serie de datos fundamentales, no sólo para la facturación, sino también para el análisis posterior al proceso de emisión de la factura.
Permite realizar una clasificación de los tipos posibles de abonos con los que puede trabajar la empresa (servicio, cuota, alquiler, etc.), como asi también permite relacionar con un abono específico determinados datos como: las vigencias, las formas en la que puede abonar el cliente (en el caso de tratarse de tarjetas de crédito y/o CBU se realizan controles sobre los números de éstos medios de cobro).
Cada abono/contrato puede contar con múltiples conceptos facturables. Al igual que con los contratos, a dichos conceptos se les puede asociar distinta información, como ser: la fecha de inicio y la frecuencia de facturación, el importe, indicar si el abono es de facturación vencida o adelantada.
A cada abono se le puede asignar el vendedor o representante asociado.
Se puede también indicar el nivel de conceptos facturables, los datos referidos a la prestación del servicio (es posible que difieran de los datos de facturación) ya sea, el nombre del receptor del servicio, domicilio, etc.

• Pre-facturación y facturación

Se puede efectuar el proceso de pre-facturación, ya sea, en forma global o utilizando diferentes filtros (fecha, abonado, número de contrato) de manera tal de generar los lotes de facturas deseados para un determinado período.
Existe entre la generación de la pre-facturación y la facturación definitiva un estado de control de la misma, lo que permite revisar lo que en definitiva será la facturación real. El proceso de facturación definitiva es posible realizarlo por lotes o en forma total de manera automática. La facturación generada en el proceso anterior es la que mantendrá actualizada, sin ningún paso previo, tanto la cuenta corriente de los clientes como la contabilidad de la empresa.
La factura podrá ser diseñada de acuerdo a los requerimientos de cada empresa. Una de las principales características distintivas es la posibilidad de generar e incluir la impresión del comprobante de la composición de la deuda de cada abonado.
La incorporación de códigos de barras para la automatización del ingreso de los recibos y su posterior aplicación automática a la/s factura/s correspondiente/s, están contemplados.

• Administración de cobranzas

Admite todos los métodos tradicionales de cobranzas (débitos automáticos en tarjeta de crédito, pago facil, CBU, cobranza en banco, etc.). Dependiendo del medio de cobro, el sistema permitirá distintos procesos de carga de cobranzas tanto manual como automáticos.
Cubre el circuito desde la generación de la información a enviar a los medios de cobros (diferentes archivos), hasta la recepción y tratamiento de las cobranzas informadas por las distintas entidades recaudadoras, logrando la conciliación manual o automática de la información recibida desde los entes recaudadores.
En caso de carga manual de una cobranza, permite el uso de lápiz óptico para la lectura de códigos de barras impresos en los cupones de cobranzas.
Se puede realizar la cobranza a través de la red BANELCO, incluyendo en el comprobante la clave correspondiente y recibiendo luego la información de las cobranzas realizadas por este medio a fin de generar las cancelaciones correspondientes.
Cuenta con pantallas e informes para ser utilizados desde un “call center”, lo que permite de manera ágil evacuar las consultas telefónicas de los abonados respecto al estado de su cuenta corriente o respecto al detalle de la facturación que se le efectuó.

• Administración de morosos

Cuenta con una herramienta de administración de la morosidad que va desde la inclusión de la deuda morosa en los abonos periódicos generados, hasta la identificación y/o calificación de una abonado dentro de los diferentes niveles de morosidad determinados. Permite generar a su vez diferentes informes y el envío de cartas (de aviso, intimacion, documento) de acuerdo al nivel de deuda del abonado.
Cuenta con reportes que permiten visualizar la antigüedad de la deuda que pueden ser filtrados por medio de distintos criterios a requerimiento del analista de la cuenta. También permite una administración de los estados judiciales de los abonados.

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Este submódulo permite realizar la administración de toda la información concerniente a los activos fijos de la empresa, e incluso puede utilizarse para la administración de bienes intangibles que se agoten con una amortización.

Asociado a cada activo se mantiene además de un código unívoco, su descripción, valor de origen, datos de la compra (proveedor, fecha, factura, precio, cuotas, etc.), ubicación física, componentes del mismo, método de amortización, vida útil histórica, vida útil impositiva, marca, modelo, número de serie, responsable del bien, valor residual, número de inventario, unidad de medida, etc..

El sistema registra la historia completa de cada una de sus autorizaciones relacionadas directamente con el/los asientos contables que se realicen en cada período de amortizaciones. Es decir, que el sistema genera los asientos tanto de las amortizaciones periódicas como los de las bajas de los bienes.
Se mantiene una asociación con las cuentas contables que se deben utilizar para registrar en forma automática altas, amortizaciones acumuladas, bajas y causas de bajas de los bienes. Admite también que la amortización de un bien pueda ser prorrateada entre distintos Centros de Costos.

Se pueden administrar las obras en curso que una vez concluidas se incorporan automáticamente como bienes amortizables, manteniendo una relación directa con todos los costos incurridos durante su condición de obra en curso.
Como todo el sistema administrativo, la administración de los activos tiene característica multiempresa.
Antes de cada cierre de período, el submódulo valida que las imputaciones asociadas a cada bien (mediante centro de costo y clase de bien) coincidan con lo contabilizado en el mismo período por cuentas a pagar y/o contabilidad.
El sistema puede realizar ajustes a los valores de los bienes, como así también a su vida útil (revalúos técnicos) y la indexación mediante índices determinados (ajuste por inflación).

Se puede obtener un presupuesto estimado de amortizaciones para un período determinado y una gran variedad de reportes.

También permite administrar las pólizas de seguros asociadas a los bienes con sus primas y vigencias y control de vencimientos.

Este módulo permite mantener controlados y actualizados los datos provenientes de distintas fuentes, permitiendo efectuar un estricto control de los extractos, resúmenes, listados de existencias, etc.. Es totalmente configurable por diversos criterios desde distintas fuentes de datos.

Permite realizar conciliaciones de todo tipo, sólo se necesita contar con dos archivos, y a partir de alli el sistema permite efectuar, en forma automática, el trabajo tedioso de cotejar movimientos que se cancelan entre si, determinando las diferencias.

No solo permite realizar la conciliación bancaria tradicional, que partiendo del saldo de un archivo que contenga por ejemplo los datos del mayor, y teniendo en cuenta las partidas pendientes, se llega al saldo del otro archivo, el cual contenga por ejemplo los datos del extracto bancario, sino también conciliar partidas de uno y otro archivo, sin considerar los saldos anteriores, como es el ejemplo de lotes de presentación de tarjetas de crédito o lotes de débitos bancarios por sueldo o pago a proveedores.

Los datos se importan desde archivos ASCII o tablas Oracle, estos archivos se pueden haber generado desde sistemas bancarios, tarjetas de crédito u otra entidad emisora por un lado y desde los propios sistemas de la empresa, ya que el diseño de los archivos de origen pueden configurarse en el sistema.

Asimismo, la información obtenida por alguno de los métodos arriba mencionados, se pueden agregar manualmente datos a ambos archivos, éstos pueden formar parte del saldo final o no, como es el caso de transacciones pendientes anteriores.

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Es un portal que permite automatizar el proceso actual de impresión y envío de los comprobantes. Es un sistema complementario a Ryaco Plus ERP.

En el portal se pone a disposición de los clientes sus facturas, notas de débito y notas de crédito, para que puedan acceder en cualquier momento a las mismas.

Desde Ryaco Plus, se transfieren los comprobantes al portal, y este se encarga de administrar y notificar por mail a sus clientes la disponibilidad de cada nuevo comprobante. El cliente accede así, a una base independiente donde sólo puede ver consultar y descargar sus comprobantes e identificar cuáles han sido leídos y cuales no.